Lorsque vous devez reverser une commission à votre OTA, vous devez sélectionner dans sa fiche “Provenance” le mode de gestion choisi pour sa commission. Vous avez le choix entre “à reverser” et “voucher”.

Avant l'arrivée des plateformes de vente de séjours en ligne, les agences de voyages classiques imprimaient un Voucher qu'elles remettaient au client. A son tour, le client remettait ce Voucher à l'hôtelier pour preuve que son séjour avait bien été réglé. Dans cette situation, l'hôtelier ne fournissait pas de facture au client, puisque celui-ci n'était pas son client, mais celui de l'agence de voyage, mais envoyait une facture à celle-ci pour être rémunéré de son service d'hébergement, pour un montant net de commission.

Aujourd'hui, les plateformes de vente en ligne dominent le marché. Manava continue à utiliser le terme de Voucher pour désigner la situation où le client est facturé par l'agence, en ligne ou locale.

Exemple de la provenance Booking

Que Booking encaisse en votre nom le montant de la réservation ou vous laisse encaisser le séjour, c'est à vous d'émettre la facture au nom du client pour le montant total du séjour (commission comprise). A la fin du mois, Booking vous enverra une facture du montant des commissions dues pour l’ensemble des réservations provenant de son site et vous devrez donc “reverser” ces commissions.
Dans ce cas, dans la fiche Provenance de Booking (option “Paramètres & Tarifs / Provenances”), vous devez saisir le pourcentage de commission conclu avec cet OTA et dans le champ Type “A reverser”.
(Notez que si la plateforme Booking a encaissé pour vous le montant du séjour, elle vous enverra la facture sur commission et retiendra directement le montant de cette facture sur le montant encaissé, avant de vous reverser le solde.)

Exemple de la provenance Expedia (Expedia Collect)

Le client a payé le séjour à l’OTA et fournit en guise de paiement un Voucher. Expedia émet la facture pour le client. Vous devrez récupérer le montant net du séjour, commission déduite, auprès de l’OTA, en lui envoyant votre facture à son nom.

Dans ce cas, dans la fiche Provenance d’Expedia (option “Paramètres & Tarifs / Provenances”), vous devez saisir le pourcentage de commission conclu avec Expedia et dans le champ Type “Voucher”.
(Notez que vous devez envoyer votre facture à Expedia pour recevoir le réglement du séjour.)

Incidence sur la fiche réservation

Quand vous saisirez une réservation pour Expedia, le mode “Commission” sera automatiquement rempli. Parfois, un OTA sera susceptible de vendre selon les 2 modes “Voucher / à reverser” : le mode de commission pourra alors être modifié sur la fiche Réservation en fonction de la situation. C'est le cas d'Expedia qui prend des réservations en mode Expedia Collect (voucher) ou en mode “Hotel Collect” (à reverser)

Prenons l'exemple d'une réservation au mois de mai dont la provenance est Booking (avec commission “à reverser”) et la même réservation au mois d'avril dont la provenance est Expedia (avec “voucher”). Pour l’exemple nous définissons le même prix de la nuitée et le même % de commission.

Supposons une seule réservation au mois d'avril et une seule au mois de mai pour bien différencier les 2 cas.

et

Le CA Net des 2 réservations est de 40.80 (CA hors commission 7.2€ et taxe de séjour 1€)

1^ère différence : le montant à payer

Dans le cas de Booking (commission à reverser), on considère que le client vous paye la totalité de 49 € (même si l'encaissement a été opéré par Booking) et que vous devrez reverser le montant de la commission à Booking 7.2€. Vous facturerez le client pour 49 €

Dans le cas Expedia Collect (voucher), on considère que le client vous donne un voucher et que c'est l'OTA qui vous règle, déduction faite de sa commission : vous facturerez Expedia pour 41.80€ et encaisserez donc 41.80 €.

Il est donc important d’indiquer que ce n’est pas le client qui vous règle !

Par contre si le client consomme des prestations non comprises dans son voucher, vérifiez que les coches “OTA” sont vides pour que Manava inclue ces montants dans la facture due par le client, et non pas dans celle que vous enverrez à l'OTA !

2^ème différence : édition des commissions

Si on reprend l’exemple des 2 réservations (sans prestation), la commission à reverser à Booking est de 7.20€, et celle d'Expedia de 7.20€ a été retenue en voucher.

On obtient le même total TTC de 49€ pour avril et mai.

Edition “Suivi des factures et paiements” : les “montants dûs” sont différents.