→ fiche “Réservation” / onglet “Règlements”

Vous pouvez enregistrer les règlements reçus indépendamment de la génération des factures (par exemple, un accompte est très souvent reçu sans émission de facture, avant le séjour du client), mais pour que ces règlements apparaissent en pied de factures, vous devrez les rattacher à celles-ci lorsqu'elles seront générées.

Accèdez à la fiche Réservation du client.
Dans l'onglet Règlements 1, cliquez sur le bouton “Saisir un nouveau règlement” 2.

Si une facture existe déjà pour cette réservation, associez lui ce règlement en choisissant le document dans la zone “Facture” (si une seule facture existe, c'est elle qui est proposée par défaut). Puis saisissez le montant 3, le mode de paiement (chèque, CB…), éventuellement un mode de suivi (chèque remis en banque, encaissé…), une description, et validez.

Ce règlement est maintenant rattaché à la réservation, et le montant “Reste dû” en tient compte.

Si vous avez généré une facture ultérieurement à l'enregistrement du règlement, il faut établir un lien entre les 2. En principe, Manava rattache automatiquement les règlements non rattachés à votre nouvelle facture. Si les montants de la facture et des règlements ne sont pas identiques, ce rattachement automatique ne sera pas effectué et vous devrez éventuellement le réaliser “à la main”.

Dans l'onglet “Règlements”, cliquez sur la ligne du réglement déjà saisi 1, associez-lui la facture (première zone de saisie) 2, puis validez. Vous pouvez alors éditer la facture acquittée (onglet “Factures”).

Si le pointage automatique des échéances est activé (voir Préférences d'échéances), chaque création de règlement provoque un pointage automatique des échéances non encore pointées.

Dès que la somme d'une série d'échéances est égal à la somme des règlements enregistrés, ces échéances sont pointées.

Vous pouvez donc n'avoir prévu qu'une seule échéance et saisir néanmoins plusieurs règlements (par exemple, un groupe a réservé et chaque membre a payé sa part), et l'échéance unique sera pointée.

Fréquemment, il arrive aussi qu'un paiement par carte bancaire a été enregistré (paiement du séjour par avance), et qu'une somme complémentaire doit être versée pour régler la taxe de séjour, ou qu'un règlement supplémentaire est nécessaire pour régler des prestations commandées par le client pendant le séjour.

Le pointage des échéances est important pour relancer correctement les clients.

Après enregistrement d'un règlement, le client peut demander un reçu. Un reçu n'a pas de valeur comptable, ni fiscale, comme une facture. Ce document atteste simplement que vous avez bien enregistré un ou plusieurs règlements pour la réservation.

Dans l'onglet “Règlements” de la fiche Réservation, cliquez sur le bouton “Imprimer un reçu”. La présentation du reçu est très proche de celle de la facture, mais sans numérotation spécifique. Le numéro du reçu est toujours celui de la réservation.

Tous les règlements enregistrés sur la réservation seront présentés.