Comment éviter que les courriels envoyés par Manava soient classés en SPAMS ?

Il peut arriver que les courriels envoyés par Manava se retrouvent dans les dossiers "Indésirables" ou "Spams" des messageries de vos destinataires.
La raison principale de ce mauvais acheminement est que vous n'avez pas configuré de serveur d'envoi de courriel dans Manava.

Configurez au minimum le serveur SMTP dans le menu "Paramètres & Tarifs / Paramétrage de Manava / Courriels - Serveurs" en vérifiant que le serveur SMTP correspond à l'adresse courriel spécifiée dans l'onglet "Général". Consultez notre documentation sur le sujet : Liaison avec votre messagerie personnelle

1. Cheminement d'un courriel

Pour être acheminé, un courriel doit nécessairement être adressé à un serveur d'envoi de courriel, dit "serveur SMTP". C'est comme quand on envoie une lettre postale, on commence par la remettre à l'agence postale la plus proche. Dans le cas d'un courriel, c'est le fournisseur internet de votre courriel qui joue ce rôle : par exemple, si votre adresse est "m.albert@orange.fr", vous utiliserez le serveur d'envoi de Orange. Si vous disposez d'une adresse liée à votre propre nom de domaine, vous utiliserez l'hébergeur qui détient votre nom de domaine : par exemple, si votre adresse est "contact@mon-gite.com", et que le domaine "mon-gite.com" est hébergé chez OVH, alors vous utiliserez le serveur d'envoi d'OVH.

Le courriel est vérifié et analysé par le serveur SMTP : il vérifiera votre identité (adéquation entre nom d'utilisateur et mot de passe), vérifiera également que vous respectez ses règles d'usage (par ex, nombre maximum d'envois par jour), et analysera les mots contenus par votre texte pour déceler une tentative d'envoi massif de spams. Votre courriel peut être bloqué à cette étape, sans même être transmis à votre destinataire, si votre serveur SMTP estime que son contenu est litigieux.

Si votre courriel est jugé acceptable, il sera transmis au serveur de réception (celui de votre destinataire). Par exemple, si vous avez écrit à "r.ledoux@gmail.com", c'est le serveur Gmail.com qui recevra votre courriel. Ce serveur de réception, dit "serveur POP ou IMAP", analysera également votre courriel et pourra le classer en spam selon ses propres règles de détection. Certains serveurs de réception sont tellement sûrs de leur détection de spams, qu'ils rejettent le courriel reçu sans que le destinataire ne puisse le retrouver, pas même dans son dossier Spams !

En dernière étape, votre destinataire utilise peut-être un logiciel de messagerie sur son ordinateur, comme Outlook, ThunderBird ou Mail, qui se connectera au serveur de réception pour télécharger les nouveaux courriels sur l'ordinateur et en profitera pour appliquer lui aussi ses propres règles de détection de Spams.

Au total, votre courriel passera par 2 ou 3 ordinateurs qui l'auront analysé et décidé eventuellement de le classer en spam.

2. Qu'est-ce qu'un Spam ?

Nous sommes noyés sous un flot de courriels indésirables et les fournisseurs d'accès internet tentent de les bloquer automatiquement pour que leur clients n'aient pas à le faire manuellement. Mais comment un ordinateur peut déterminer si le courriel que vous recevez est acceptable ou indésirable ? Quels sont ses critères ?

Certains contenus sont révélateurs : par exemple les mots "sexe", "drogue", "médicament" font partie des premiers critères. Un courriel en anglais envoyé à un abonné français est aussi un indice fort, ou un courriel qui contient des liens vers des sites étrangers, ou un autre qui ne contient que des images sans aucun texte. Les serveurs analysent également si vos courriels ne ressembleraient pas fortement à d'autres courriels déjà catalogués comme spams.

Un des critères principaux est le fait qu'un même ordinateur, identifié par son adresse internet IP, émet une quantité significative de courriels, avec comme émetteur des adresses courriels variables. Typiquement, un vrai spammeur enverrait des courriels depuis son ordinateur en se faisant passer pour votre banque, votre mutuelle ou votre hébergeur internet, et utiliserait donc des adresses d'envoi très variables.

3. Cheminement de vos courriels Manava

Si vous venez de créer votre compte Manava, aucun serveur d'envoi spécifique n'est rattaché à votre compte. Et si Manava arrive pourtant bien à envoyer vos courriels, c'est parce que nous utilisons un serveur d'envoi par défaut, qui est l'un des plus gros prestataires mondiaux de courriels : Sendgrid.com. Pour envoyer vos courriels, Manava se connecte au serveur SMTP de Sendgrid qui se charge de les envoyer.

Donc tous les courriels de nos clients Manava sans configuration spécifique transitent par Sendgrid.
Si vous configurez un serveur SMTP dans Manava, Sendgrid ne sera pas utilisé, et vos courriels seront traités par votre serveur d'envoi.

4. Pourquoi un courriel de Manava peut être considéré comme un Spam ?

Nous pensons bien que vos courriels ne contiennent pas les mots "sexe", "drogue", "médicament", ni que vous les avez rédigés dans une langue inappropriée.

Mais si vos courriels transitent par le serveur communautaire Sendgrid, la situation ressemble fortement à celle d'un vrai spammeur : un même serveur, identifié par une adresse IP chez Sendgrid, envoie des milliers de courriels avec des expéditeurs très variables (votre établissement, ainsi que ceux de nos autres utilisateurs sans configuration SMTP). Et comme Sendgrid ne vous connaît pas spécifiquement, il ne peut pas apposer sa signature numérique authentifiant la validité de vos courriels.

Alors qu'en configurant votre serveur SMTP, celui-ci peut déterminer que vous êtes effectivement un abonné autorisé et il peut apposer sa signature numérique à vos courriels, pour les accréditer aux yeux des serveurs de réception. C'est comme si votre serveur SMTP transmettait aux autres serveurs cette information : "j'ai identifié formellement cet expéditeur et je lui fais confiance". Cette accréditation fait toute la différence !

6. Mais pourtant, avant tout marchait bien puisque mes courriels étaient bien reçus ?

Oui, c'est très possible. Avant, nous avions moins d'utilisateurs, donc moins de courriels transitaient par Sendgrid.com. Et donc nous apparaissions moins comme un possible spammeur, puisque les quantités de courriels envoyés n'étaient pas significatives.

Nous constatons ces derniers mois une dégradation de la qualité de distribution en raison de ce principe de serveur communautaire. Il n'existe que 2 solutions techniques : soit intervenir sur vos noms de domaines respectifs pour y placer une marque d'accréditation (enregistrement DNS), et cette intervention très technique n'est possible que dans certains cas, soit vous proposer de configurer votre serveur SMTP dans Manava.

7. Configurer Manava

Consultez notre documentation sur le sujet : Liaison avec votre messagerie personnelle

Le serveur IMAP est facultatif. Il permet à Manava de se connecter à votre serveur de courriels, et d'y placer une copie de tous les courriels envoyés par Manava dans l'un des dossiers de votre messagerie.

Note aux détenteurs d'une adresse courriel chez Gmail : une manipulation est nécessaire sur votre compte Gmail ou Google pour autoriser Manava à utiliser leur serveur SMTP. Consultez notre autre article sur ce sujet : Configuration des courriels pour GMAIL